Soạn thảo một cấu trúc email tiếng Anh chuẩn chỉnh mực, chuyên nghiệp trong các bước không đề xuất là chuyện thuận tiện với đa phần người đi làm việc hiện nay. Giả dụ bạn thao tác làm việc với quý khách hàng và đối tác doanh nghiệp nước ngoài, các bạn càng phải khôn khéo hơn khi viết thư điện tử tiếng Anh. Hãy đọc mẫu viết email tiếng Anh thông dụng dưới đây của TOPICA Native để hiểu được bí quyết viết thư điện tử bằng giờ anh trong sale để áp dụng dễ ợt và đơn giản và dễ dàng trong công việc nhé.
Bạn đang xem: Hướng dẫn chi tiết cách viết email bằng tiếng anh từ a
1/ bí quyết viết thư điện tử tiếng Anh
1.1/ Phần Greeting – chào hỏi
Nếu chúng ta đã biết tên bạn nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).
Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. NguyenNếu quan hệ gần gũi, chúng ta dùng thương hiệu first name:
Hi Kelly, Dear Kelly….Trong ngôi trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa chắc chắn thông tin tín đồ nhận:
“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”TOPICA Native – HỌC TIẾNG ANH GIAO TIẾP TRỰC TUYẾN mang đến NGƯỜI ĐI LÀM
1.2/ Opening comment – Hỏi thăm
Hỏi sức mạnh (thân mật):
How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh đi dạo này núm nào?)Một bức thư hồi đáp, nên bước đầu bằng lời cảm ơn:
Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vày đã liên lạc tới công ty ABC)Thank you for your prompt reply (Cảm ơn bởi đã hồi đáp)Thank you for getting back lớn me (Cảm ơn sẽ hồi đáp)
Cách viết mail bởi tiếng Anh – học tập viết thư điện tử tiếng Anh
1.3/ Introduction – tại sao viết thư
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng cấu trúc I am writing lớn + ….
I’m writing with reference khổng lồ (Tôi viết thư để tham khảo về….)I’m writing khổng lồ ask for the information about ….(Tôi viết thư điện tử này nhằm yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)We’re writing khổng lồ inform you that / lớn confirm / to lớn request / to enquire about/ lớn complain/explain/apologize.I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được được add của bạn từ… và mong mỏi được…)1.4/ Main point – văn bản chính
Phần này kể tới ngôn từ chính bạn có nhu cầu gửi tới người nhận, tiếp theo sau phần tại sao viết thư. Phần ngôn từ chính rất có thể chia theo một vài dạng sau, bạn nên nhớ những cụm từ quan trọng để khi viết thư đến tiết kiệm thời gian nhé.
Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã thương lượng trước đóAs you started in your letter, … (Như lúc bạn bước đầu trong thư, …) Regarding … / Concerning … / With regards to lớn … (Về vấn đề… / tương quan đến… / liên quan với…)As you told me,… (Như bạn đã nói cùng với tôi…)As you mentioned in the previous one,… (Như chúng ta đã đề cập trước đó…)As I know what you wrote me,… (Như phần đông gì chúng ta đã viết đến tôi…)Dạng 2: yêu cầuI would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)I wonder if you could … (Tôi từ hỏi nếu như khách hàng có thể… )I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)I would particularly lượt thích to know … (Tôi đăc biệt ý muốn biết…)I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm tới sự việc có thêm chi tiết về việc…)I would lượt thích to ask your help … (Tôi ước ao nhờ sự hỗ trợ của anh về…)Dạng 3: Thông đưa tin tốtWe are pleased khổng lồ announce that …(Chúng tôi vui mắt được thông tin với bạn rằng..)You will be pleased to lớn know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)Dạng 4: Thông đưa thông tin xấuIt is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)We regret to inform you… (Chúng tôi cực kỳ tiếc phải thông tin với ông/bà rằng…)After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã chú ý kỹ lưỡng cửa hàng chúng tôi đã quyết định rằng…)Đề cập đến tài liệu gắn kèm:– Please find attached… (Xin để ý đến….đã được đính kèm trong email)
– Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong e-mail này)
– Can you please sign & return the attached contract by next Monday? ( bạn có thể ký cùng gửi lại vừa lòng đồng thêm kèm tiếp sau đây trước thứ 2 tuần sau được không?)
1.5/ Concluding sentence – hoàn thành thư
Bạn bao gồm thể xong xuôi thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:
Let me know if you need any more information. (Hãy mang đến tôi biết nếu như bạn cần thêm thông tin)If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn phải thêm thông tin gì, hãy contact với tôi.)I am looking forward lớn hearing from you. (Tôi rất mong đợi nhận được phản hồi từ bạn)I would be grateful if you could attend khổng lồ this matter as soon as possible. (Tôi vô cùng cảm kích nếu khách hàng có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)1.6/ Signing off – ký kết tên
Trường phù hợp thân mật
Best,Best wishes,Regards,Take care,Bye,Trường hợp trang trọng (đã kể tên vào phần kính chào hỏi – Dear Mr, Mrs, Ms…)
Best regards,Warm regards,Yours sincerely,Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên vào phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)
Yours faithfully,2/ Các chú ý khi viết email
Không viết tắt: buộc phải viết không hề thiếu I am, I will, I have seen, I do not, … không được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seenKhông cần sử dụng từ thông tục, giờ lóng, tự thân mật: wanna, kid, dad, mate, …Không dùng động tự want mang lại ngôi sản phẩm nhất, hãy sử dụng would like. Không dùng động từ bỏ should đến ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ sử dụng cho ngôi đầu tiên (xin lời khuyên). Sử dụng may hoặc could ráng cho can, would nuốm cho will, …Hãy lễ độ mặc dù rằng đang bực tức: sử dụng Dear ở đầu thư, và cần sử dụng please khi mong mỏi yêu cầuHãy viết đến ngắn gọn, dẫu vậy đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức cùng với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu nên có khá đầy đủ thành phần chủ- vị và tân ngữ nếu như có.Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các lốt chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, vệt hai chấm. Nếu 1 ý chính có rất nhiều ý phụ, cần sử dụng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt vời không dùng dấu chấm than (!).Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chủ yếu tảTránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây đọc lầm. Dùng từ solo giản, không sử dụng từ chưng học.Cuối thư:Regards, Best Regards, Hai biện pháp này cần sử dụng thông dụng trong vô số nhiều tình huống.Sincerely Yours, sử dụng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì chưng mang nghĩa “chân thành”Faithfully Yours, cần sử dụng trong thư trả lời trong phòng cung cấp cho khách hàng, vì chưng mang nghĩa “trung thành”.TOPICA Native – HỌC TIẾNG ANH GIAO TIẾP TRỰC TUYẾN mang lại NGƯỜI ĐI LÀM
3/ một vài từ viết tắt thường sử dụng khi viết e-mail bằng tiếng Anh
ASAP = as soon as possibleCC = carbon copy (khi bạn gửi thư cho quá một người, nên thêm tự này để báo cho những người nhận biết gần như ai sẽ nhận thư)ENC = enclosure (khi chúng ta gửi kèm theo thư những sách vở và giấy tờ khác)PP = per procurationem (Đây là giờ đồng hồ La-tinh, nghĩa là bạn ký thay cho tất cả những người khác khi viết thư; trường hợp họ không xuất hiện để từ ký)PS = postscript (dùng khi bạn có nhu cầu thêm đôi nét nữa sau khi chúng ta đã hoàn toàn bức thư và đã ký tên – thông thường đối với thư viết tay)PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng tín đồ đọc thư biết rằng bức thư còn được liên tục ở khía cạnh sau)RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)4/ hầu hết mẫu câu phổ cập trong viết e-mail bằng tiếng Anh
Để xây dựng nên một email cân xứng trong từng tình huống, bạn có thể tham khảo phương pháp viết một email bằng giờ đồng hồ Anh trải qua các chủng loại câu bên dưới đây.
Bài e-mail mẫu bởi tiếng Anh – phương pháp gửi thư điện tử bằng tiếng anh
4.1/ Salutation – chào hỏi
Dear Mr. …./ Ms… (Nếu chúng ta biết tên người nhận)Dear Sir or Madam (Nếu bạn băn khoăn tên tín đồ nhận)Hoặc chúng ta cũng có thể tiếp cận một cách chi máu hơn thông qua việc áp dụng các cấu tạo câu tiếng anh dưới đây:
I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi hi vọng ngài đang có một mùa hè thú vị)Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài bởi bức thư ngày 5/1).I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình bắt gặp quảng cáo của người sử dụng anh trên tờ The Star ngày hôm nay).It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân hạnh vì chưng đã được gặp ngài trên buổi hội thảo vừa qua)I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi nhận xét cao sự kiên nhẫn mong chờ hồi âm của ngài).4.2/ Starting – Mở đầu
I am writing – Tôi viết thư điện tử nhằm…to inform you that … – thông tin với chúng ta rằng…to confirm … – xác nhận…to request/ enquire about … – yêu thương cầuI am contacting you for the following reason… – Tôi tương tác với bạn vì…I recently read/heard about ….. And would lượt thích to know …. – Tôi theo luồng thông tin có sẵn rằng…. Và tôi mong muốn biết…Hoặc chúng ta có thể mở đầu bằng cách nêu rõ mục đích của email này trải qua các mẫu câu tiếng anh thịnh hành như:
I am writing – Tôi viết e-mail nhằm… to inform you that … – thông báo với các bạn rằng…I am contacting you for the following reason… – Tôi tương tác với bạn vì…I recently read/heard about ….. & would like to know …. – Tôi được biết thêm rằng…. Cùng tôi hy vọng biết…Referring to previous liên hệ – khi muốn nói tới việc liên hệ trước đóThank you for your email – Cám ơn bạn đã gửi mail luyện tiếp xúc tiếng anhThank you for contacting us. – Cám ơn đã tương tác với chúng tôi.In reply to lớn your request, … – Tôi xin trả lời về yêu mong của bạn…Thank you for your e-mail regarding … – Cảm ơn e-mail của người sử dụng về việc…With reference lớn our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã dàn xếp qua cuộc điện thoại thông minh ngày hôm qua,…Further lớn our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi hết sức vui vì tất cả cuộc gặp gỡ gỡ với chúng ta ở London vào tháng trước…I would just lượt thích to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác thực về những nội dung họ đã luận bàn vào thiết bị ba.
